Kişisel Verilerin Korunması

KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI KANUNU AYDINLATMA METNİ

Şirketimiz; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa uygun olarak, kişisel verilerinizin işlenmesine, korunmasına azami özen göstermektedir. Veri sorumlusu olarak; kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini ve erişilmesini önlemek ayrıca kişisel verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli her türlü teknik ve idari tedbirler alınmıştır.

Kanunun 10 uncu maddesi uyarınca; müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, şirket ortaklarının ve çalışanların yakınları, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişileri kapsayacak şekilde, oluşturulan politikalar ve işbu aydınlatma metni ile sizleri bilgilendiriyoruz.

Bu aydınlatma metni, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 10 uncu maddesi ile Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında veri sorumlusu sıfatıyla Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi (Şirket) tarafından hazırlanmıştır.

1- Veri Sorumlusu:

Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi (Akdeniz Mahallesi Mimar Kemalettin Cadde No: 90-92 Konak / İZMİR / TÜRKİYE), Vergi Dairesi: Konak Vergi Dairesi - 0691310369, Ticaret Sicil No: 92754-İZMİR, Mersis No: 0069131036900009); 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 3 üncü maddesinde tanımlanan “Veri Sorumlusu” sıfatıyla kişisel verilerinizi işlemektedir.

2- Kişisel Verilerin Hangi Amaçla İşleneceği:

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca, şirketimiz ile paylaştığınız kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen, otomatik olarak veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, depolanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, kişisel verileriniz üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme konu olarak şirketimiz tarafından işlenmektedir. Şirket, faaliyetleri kapsamında işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda ilgili mevzuata uygun olarak işlemektedir.

Bu doğrultuda;

- Kimlik bilgileriniz (T.C. Kimlik No, adınız ve soyadınız, doğum yeri ve tarihi, anne ve baba adınız, medeni haliniz, nüfus kimlik belgeniz veya kimlik paylaşım sistemi üzerinde yer alan diğer nüfus kimlik bilgileriz),

- İletişim bilgileriniz (Adres No, telefon numaralarınız, ikamet adresiniz, iletişim adresiniz, e-posta adresiniz),

- Lokasyon bilgileriniz (Bulunduğunuz yerin konum bilgileri),

- Özlük Bilgileri (Maaş bilgisi, bordro bilgileri, disiplin soruşturması bilgileri, işe giriş belgesi kayıtları, özgeçmiş bilgileri, personel performans değerlendirme raporları, aile bireyleri ve yakınlık bilgisi),

- Hukuki İşlem Bilgileri (Adli makamlarla yapılan yazışmalardaki kişisel bilgiler, dava ve icra dosyalarındaki bilgiler),

- Müşteri İşlem Bilgileri (Ad, Soyad, T.C. Kimlik gibi kimlik bilgileri, yazılı ve elektronik mail, telefon iletişim bilgileri, Ruhsat Bilgileri),

- Fiziksel Mekân Güvenliği Bilgileri (Güvenlik kamera kayıtları, çalışanların ve ziyaretçilerin giriş-çıkış kayıt bilgileri),

- İşlem güvenliği bilgileri (Elektronik posta, mektup veya sair vasıtalar aracılığı ile elde edilen kişisel veriler ile internet sitesinin ziyaret edilmesi halinde dijital iz verisi),

- Finans Bilgileri (Banka hesap bilgileri, Fatura bilgileri, Kredi Kartı Bilgileri),

- Mesleki deneyim bilgileri (Öğrenim bilgileri, diploma bilgileri, referans bilgileri, gidilen kurslar, meslek içi eğitim bilgileri, sertifikalar, bildirilen formlardaki bilgiler),

- Görsel ve işitsel Kayıtlar (Alınan formalarda yer alan fotoğraf bilgisi, işyeri güvenlik kameraları),

- Mal varlığı bilgileri (tapu kayıtları, vekaletnameler)

- Sağlık Bilgileri (Sağlık Raporları, kan grubu bilgisi, kişisel sağlık ve fiziksel engellilik durum bilgileri),

- Güvenlik tedbirlerine ilişkin kayıtlar (Adli Sicil Kaydı),

gibi kişisel verileriz, şirketimizle doğrudan veya dolaylı olarak paylaşacağınız kişisel verileriniz şirket faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmekte ve korunmaktadır. Şirketimiz tarafından, kişisel veri işleme amaçları aşağıda maddeler halinde belirlenmiştir.

- Acil durum yönetim süreçlerinin yürütülmesi, Bilgi güvenliği süreçlerinin yönetilmesi,

- Çalışan adayı / stajyer / öğrenci seçme ve yerleştirme süreçlerinin yürütülmesi,

- Çalışan adayların başvuru süreçlerini yürütülmesi

- Çalışan memnuniyeti ve bağlılığı süreçlerinin yürütülmesi,

- Çalışanlar için iş akdi ve mevzuat kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi,

- Çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi,

- Denetim / etik faaliyetlerinin yürütülmesi,

- Eğitim faaliyetlerinin yürütülmesi, Erişim yetkilerinin yürütülmesi,

- Faaliyetlerin mevzuata uygun yürütülmesi,

- Çeşitli raporların, araştırmaların ve sunumların hazırlanması, acil durum yönetim süreçlerinin planlanması, finans ve muhasebe işlerinin takibi, Şirketimiz nezdinde güvenliğin temin edilmesi amacıyla,

- Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,

- Ürünlerimizin ve hizmetlerimizin tanıtımı ve bilgilendirme amacıyla SMS ve E-posta gönderiminin gerçekleştirilmesi,

- Firma / ürün / hizmetlere bağlılık süreçlerinin yürütülmesi,

- Fiziksel mekân güvenliğinin temini, Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

- Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,

- İç denetim / soruşturma / istihbarat faaliyetlerinin yürütülmesi,

- İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi,

- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması,

- İş faaliyetlerinin yürütülmesi / denetimi,

- İş sağlığı / güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,

- İş süreçlerinin iyileştirilmesine yönelik önerilerin alınması ve değerlendirilmesi,

- İş sürekliliğinin sağlanması faaliyetlerinin yürütülmesi,

- Lojistik faaliyetlerin yürütülmesi,

- Mal / hizmet satın alım süreçlerinin yürütülmesi, satış süreçlerinin yürütülmesi, satış sonrası destek hizmetlerinin yürütülmesi,

- Mal / hizmet üretim ve operasyon süreçlerinin yürütülmesi,

- Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin yürütülmesi,

- Müşteri memnuniyetine yönelik aktivitelerin yürütülmesi,

- Organizasyon ve etkinlik yönetimi,

- Reklam / kampanya / promosyon süreçlerinin yürütülmesi,

- Saklama ve arşiv süreçlerinin faaliyetlerinin yürütülmesi,

Amaçlarıyla, kişisel verileriniz 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunun 4 üncü 5 inci ve 6 ncı maddelerine uygun olarak belirlenen şartlar ve amaçlar doğrultusunda işlenmektedir. Kişisel verileriniz, şirketimizin faaliyetleri dışında başka bir amaçla kullanılmayacaktır.

3- İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği:

Şirketimizce işlenen kişisel verileriniz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 8 inci ve 9 uncu maddelerine uygun olarak aşağıda yazılı amaçlarla ilgili gerçek ve tüzel kişilere aktarılmaktadır. Buna göre; 

- Şirket faaliyetlerinin yürütülmesi, karşılıklı yükümlülükleri yerine getirmek amacıyla; müşterilerimize, hizmet sağlayanlarımıza, tedarikçilerimize, ifa yardımcılarımıza ve alt yüklenicilerimize,

- İlgili mevzuatlarda öngörülen yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve güvenliğin sağlanması amacıyla Gelir İdaresi Başkanlığına, Vergi Dairelerine, Sosyal Güvenlik Kurumu ve Belediyeler olmak üzere ilgili kamu kurum ve kuruluşlara,

- İlgili kişilerin iş sağlığı ve güvenliği süreçlerini gerçekleştirmek amacıyla, iş sağlığı ve güvenliği önlemleri kapsamında, çalışanların sağlık bilgilerinin ilgili sağlık hizmeti alınan kişi ve kuruluşlara ve sigorta şirketlerine,

- İlgili kişilerin finansal işlemlerini gerçekleştirmek amacıyla bankalara, finans kuruluşlarına, kamu ve özel hukuk tüzel kişilerine, kamu görevlilerine,

- Kamu güvenliğine ilişkin hususlarda ve hukuki uyuşmazlıklarda, talep halinde ve mevzuat gereği talep amacıyla sınırlı olarak savcılıklara, mahkemelere, icra dairelerine ve ilgili yasal kurum ve kuruluşlara,

- Özel nitelikli kişisel verilerin yurtiçinde aktarılmasın da ise, ilgili kişinin açık rızası alınmak suretiyle, sağlık ve cinsel hayat dışındaki özel nitelikli kişisel veriler bakımından ise kanunlarda öngörülen hallerde kişisel verileriniz aktarılabilmektedir.

Yukarıda sayılan ilgili kişi grupları ile birlikte özetle, şirketimizin çalışanları, şirket ortakları, hukuk, mali ve vergi danışmanları, denetçileri, şirket faaliyetleri kapsamında hizmet sağlayıcıları, bakanlıklar, yargı mercileri gibi yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına aktarılmaktadır. Ayrıca 6493 Sayılı Ödeme ve Menkul Kıymet Mutabakat Sistemleri, Ödeme Hizmetleri ve Elektronik Para Kuruluşları Hakkında Kanun’un hükümlerinin izin verdiği kişi, kurum ve kuruluşlara mevzuata uygun ve aktarım amacı ile sınırlı olmak üzere kişisel verileriniz aktarılmaktadır.

4- Yurtdışına Veri Aktarımı:

Şirketimiz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Koruması Kanununun 4 üncü maddesinin ikinci fıkrasında düzenlenen ilkeler uyarınca çalışanlardan, çalışan adaylarından, müşteri ve tedarikçiler, hizmet sağlayıcılardan, ziyaretçilerden ayrı ayrı olmak üzere, işlenen kişisel veriler ile ilgili Açık Rıza Metinleri alınarak. Ayrıca 6698 sayılı Kişisel Verilerin Koruması Kanununun; 5 inci maddesinin ikinci fıkrasında, 6 ncı maddesinin üçüncü fıkrasında öngörülen hallerde, açık rıza aranmaksızın, 9 uncu maddesindeki kurallar uyarınca, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından tespit edilecek yeterli korumaya sahip yabancı ülkeler ilan edildikten sonra, sadece bu ülkelerde yerleşik kişi ve kuruluşlara, yeterli korumanın bulunmadığı tespit ve ilan edilen ülkeler için ise, Türkiye’deki ve ilgili yabancı ülkedeki veri sorumlularının yeterli bir korumayı yazılı olarak taahhüt ettikleri ve ilgili aktarım açısından Kişisel Verileri Koruma Kurumundan gerekli izinler alınarak ve sınırlı olmak kaydıyla aktarılabilecektir.

5- Kişisel Veri Toplamanın Yöntemi ve Hukuki Sebepleri:

Şirket faaliyetleri kapsamında; müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, çalışanların ve şirket ortaklarının yakınları, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişileri kapsayacak şekilde, şirketimiz ile yapılan sözleşmeler, kurulan hukuki ilişkiler, başvuru formları, internet sitesi üzerinden doldurulan formlar, insan kaynakları süreçlerinin sürdürülmesi için alınan başvuru formunda yazılı kişisel veriler ile oluşturulan özlük dosyası için istenen belgeler, muhasebe, mali ve sosyal hakların tesisi ve sürdürülmesi için alınan finans bilgileri, satın alma, pazarlama, planlama, kalite ve kurumsal gelişimin sağlanması amacıyla işlenen kişisel veriler, yapılan eğitimlerde işlenen kişisel bilgi formları, eğitim formları, iş başvuru formları, şirket bina ve eklentilerini ve internet web sayfasını ziyaretiniz sırasında otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle işlenen kişisel bilgiler, elektronik olarak tutulan veriler veya görüntü kayıtları, elektronik otomasyon sistemleri aracılığı ile açık rızanız veya mevzuatlardan kaynaklanan zorunluluk nedeniyle işlenen kişisel verileriniz, kanunda ve aşağıda belirtilen hukuki sebepler kapsamında toplanmaktadır.

Kişisel verileriniz, şirketimiz tarafından gerekli faaliyet ve süreçlerin yürütebilmesi amacıyla; Uluslararası düzenlemeler, Anayasa, Borçlar Kanunu, İş Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mali mevzuat, Türk Ceza Kanunu, Türk Ceza Muhakemesi Kanunu, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Elektronik İmza Kanunu, Elektronik Haberleşme Kanunu, Polis Vazife ve Salahiyet Kanunu, Türkiye İstatistik Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu Kanunu, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesine Dair Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik, Elektronik Haberleşme Sektöründe Tüketici Hakları Yönetmeliği, Elektronik Haberleşme Sektöründe Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Gizliliğin Korunması Hakkında Yönetmelik, Elektronik Ticarette Hizmet Sağlayıcı ve Aracı Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ, Ticaret Sicil Yönetmeliği, Özel İstihdam Büroları Yönetmeliği, Sermaye Şirketlerinin Açacakları İnternet Sitelerine Dair Yönetmelik, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ, Hasta Hakları Yönetmeliği, Bankaların İç Sistemleri Hakkında Yönetmelik. Ayrıca burada sayılamayan kanunlar, yönetmelikler, tebliğler ve yürürlükteki ilgili diğer mevzuatlar uyarınca ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 5 inci ve 6 ncı maddelerinde belirtilen hukuki sebeplere uygun olarak toplanmaktadır. Buna Göre;

- Kişisel verileri işlenen ilgili kişilerden açık rıza alınması,

- Şirketimiz ile üçüncü gerçek ve tüzel kişiler arasındaki sözleşmelerin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

- Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

- Kişisel verinin, ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

- Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

- İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması,

- Kanunlarda açıkça öngörülmesi sebebiyle,

Şirketimiz faaliyetleri kapsamında işlenen kişisel veriler, hazırlanan Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtiği üzere, işlenen kişisel verinin niteliğine göre şirketimizce belirlenen süreler ile ilgili mevzuatlarda yazılı süre kadar muhafaza edilerek saklanmaktadır.

6- 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Uyarınca Kişisel Veri Sahibinin Hakları (Başvuru Hakkı):

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun “ilgili kişinin haklarını düzenleyen” 11 inci maddesi kapsamındaki taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğe göre veri sorumlusu olarak;

Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi (Akdeniz Mahallesi Mimar Kemalettin Cadde No: 90-92 Konak / İZMİR / TÜRKİYE) adresine, Kişisel Veri Sahibi olan ilgili kişinin ekte yer alan Başvuru Formu doldurarak, formun imzalı bir nüshasını  şirket adresine kimliğinizi tespit edici belgeler ile bizzat elden iletebilir, Güvenli Elektronik İmza, mobil imza ya da şirketimize bildirdiğiniz ve şirketimiz sisteminde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle [email protected] adresine e-posta göndererek, ilgili kişinin Şahsi Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresini kullanarak, şirketimize ait Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) adresine [email protected] elektronik posta göndererek, yapacağınız şahsi başvuru ile, noter vasıtasıyla yapacağınız başvuru veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği yöntemler ile iletebilirsiniz.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 11 inci maddesi uyarıca; herkes, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili olarak;

- Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,

- Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,

- Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,

- Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,

- Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,

- Kanunun 7 nci maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,

- Kişisel verilerin düzeltilmesi, silinmesi, yok edilmesi halinde bu işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere de bildirilmesini isteme,

- İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,

- Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme,

haklarına sahiptir.

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununun 13 üncü maddesinin birinci fıkrası uyarınca, yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak amacıyla yapacağınız başvurularınızı yazılı olarak veya Kişisel Verileri Koruma Kurulunun belirlediği yukarıda yazılı yöntemler ile şirketimize iletmeniz gerekmektedir. Şirketimiz, başvuruda yer alan taleplerinizi, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Ancak, işlemin ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, Kurulca belirlenen tarifedeki ücret talep edilecektir.

KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

Telefon:  0 (850) 775 15 20

Fax:

E-posta: [email protected]

Adres:     Akdeniz Mahallesi Mimar Kemalettin Cadde No: 90-92 Konak / İZMİR / TÜRKİYE

Mersis No: 0069131036900009

Vergi Dairesi: Konak Vergi Dairesi

Vergi Numarası: 0691310369

Ticaret Sicil No: 92754-İZMİR

Yürürlük Tarihi:

Güncelleme Tarihi:

Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi (Şirket) olarak, Şirketimizin faaliyet alanı ile sınırlı olmak üzere, hukuki ilişki içerisinde olduğumuz; müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, Şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ortak ve çalışan yakınları, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişileri kapsayacak şekilde tüm şahıslara ait her türlü kişisel verilerin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK)’na uygun olarak işlenmesine, korunmasına büyük önem vermekteyiz. Bu amaçla, Şirketimiz yasal düzenleme ve alınan kararlar uyarınca, gerekli idari ve teknik tedbirleri almaktadır. 

1. GİRİŞ

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuat kapsamında hazırlanan Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikası; 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (Kanun) ile Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik kapsamında, veri sorumlusu sıfatıyla Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi (Şirket) tarafından hazırlanmıştır.

1.1. Amaç

Şirketimiz tarafından hazırlanmış olan bu politika metni ile Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi, Kanunda belirtilen ilkeler doğrultusunda; müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, Şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişilere ait kişisel verilerin; KVK Kurumu’nun yayınladığı kararlar, belirlediği ilkeler, T.C. Anayasası, Uluslararası Sözleşmeler, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve ilgili mevzuata uygun olarak işlenmesi ve ilgili kişilerin haklarını etkin bir şekilde kullanması amaçlanmıştır. Kişisel verilerin saklanması ve imhasına ilişkin iş ve işlemler, işbu politikaya uygun olarak yapılmaktadır.

1.2. Kapsam

Müşteriler, Müşteri Çalışanları, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, Şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları, özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişilere ait kişisel veriler; hazırlanmış olan bu politika kapsamında olup, Şirketimiz nezdinde otomatik yöntemlerle veya otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik Şirket faaliyetlerinde bu politika uygulanmaktadır.

1.3. Kısaltma ve Tanımlar

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza

Alıcı Grubu

Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi

Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi

Çalışan

Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi Çalışanlarını kapsamaktadır

Çalışan Adayı

İnternet sayfasını kullanarak, internet ortamında iş arama platformları aracılığıyla veya işyerine bizzat gelerek iş başvuru formunu doldurup, iş başvurusu yapanlar

Elektronik Ortam

Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik Olmayan Ortam

Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar

Hizmet Sağlayıcı

Şirket ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi

İlgili Kullanıcı

Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İlgili Kişi

Kişisel verisi işlenen gerçek kişi

Kayıt Ortamı

Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi

Kişisel Veri
İşleme Envanteri

Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetleri, kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresi, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel veriler ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanterdir

Kişisel Verilerin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem

Kanun

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Kurum

Kişisel Verileri Koruma Kurumu

Kişisel Verileri Koruma Komitesi

Şirket Yönetim Kurulu kararı ile oluşturulan, kişisel verilerin korunması ve işlenmesinde, denetim ve gözetimle sorumlu birden fazla üyeden oluşan birim

Kişisel Veri İrtibat Kişisi

Türkiye’de yerleşik olan gerçek ve tüzel kişiler için veri sorumlusu tarafından, Türkiye’de yerleşik olmayan gerçek ve tüzel kişiler için de veri sorumlusu temsilcisi tarafından, Kanun ve bu Kanuna dayalı olarak çıkarılacak ikincil düzenlemeler kapsamındaki yükümlülükleriyle ilgili olarak, Kurum ile iletişimi sağlamak amacıyla Sicile kayıt esnasında bildirilen gerçek kişiyi

Kişisel Verilerin İmha Edilmesi

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesini

Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini

Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemini

Özel Nitelikli Kişisel Veri

Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri

Periyodik İmha

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla resen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme

Politika

Kişisel Veri İşleme, Saklama ve İmha Genel Politikasını

Stajyerler

Uygulamalı meslek eğitimi alan ve Şirkette bu amaçla çalışan öğrenciler

Stajyer Adayları

Staj için Şirkete başvuru yapan öğrenciler

Şirket

Ambar Tekstil Ürünleri ve Turizm Ticaret Ve Sanayi Anonim Şirketi

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi

Veri Kayıt Sistemi

Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetim Kurulu

Şirket Yönetim Kurulunu

Yönetmelik

28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik

2. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMI

6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuat uyarınca, kişisel verilerin korunması mevzuatına uygunluğun sağlanması, muhafazası ve sürdürülmesi kapsamında, Şirket bünyesinde gerekli koordinasyonu sağlamak amacıyla “Şirket KVK Komitesi (Komite)” belirlenmiştir. Kişisel verilerin saklama ve imha süreçlerinde görev alanların unvanları, birimleri ve görev tanımlarına ait dağılımı Tablo- 1’de gösterilmiştir.

TABLO 1- Sorumluluk ve Görev Dağılımı

PERSONEL

GÖREV

SORUMLULUK

Firma Sahibi/Yönetim Kurulu

Kişisel Veri İrtibat Kişisi, KVKK uygulama sorumlusu

Veri Sorumlusu adına irtibat kişisi olarak KVKK sürecini yürütmek, gerekli kontrolleri yapmak, birimler arasında eşgüdümü sağlamak, saklama ve imha süreçlerinin yönetmek, bilişim sistemini teknik olarak KVKK’ ya uyumlu hale getirmek, denetim ve eğitim faaliyetlerinin yapılmasıdır.

Muhasebe ve Mali İşler Yöneticisi / Muhasebe ve Mali İşler

KVKK uygulama sorumlusu

Veri Sorumlusu, irtibat kişisinin denetim ve gözetiminde KVKK süreçlerini yürütmek, irtibat kişisinin herhangi bir sebeple bu görevini sürdürmesinin mümkün olmadığı hallerde yerine bu görevi yürütmek, verilerin saklama süre ve yöntemine uygunluğunun sağlanması ile kişisel verilerin imhası sürecini yürütülmesidir.

İnsan Kaynakları Yöneticisi / İnsan Kaynakları

KVKK uygulama sorumlusu

İşbu politika kapsamında alınan teknik ve idari tedbirlerin gerektiği şekilde uygulanması, ilgili birim çalışanlarının eğitimi ve farkındalığının arttırılması, denetimi ile kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi ayrıca kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla, kişisel veri işlenen tüm ortamlarda veri güvenliğini sağlamaya yönelik teknik ve idari tedbirler sorumlu birimlerce yerine getirilmektedir.

3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYDEDİLDİĞİ ORTAMLAR

Şirketimizce tutulan kişisel veriler, Tablo-2 de belirtilen ortamlarda, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata, uluslararası veri güvenliği prensiplerine uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır. Kişisel verileriniz, tamamen veya kısmen, otomatik olarak veyahut herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilerek, kaydedilerek, depolanarak, değiştirilerek, yeniden düzenlenerek, kişisel verileriniz üzerinde gerçekleştirilen her türlü işleme konu olarak Şirketimiz tarafından işlenmektedir.

TABLO 2- Kişisel Verilerin Kaydedildiği Ortamlar

Elektronik Ortamlar

Elektronik Olmayan (Fiziksel) Ortamlar

EXCHANGE SERVER

Kâğıt olarak tutulan kişisel veriler

FILE SERVER

İş Başvuru Formları

Yazılımlar (ofis yazılımları, portal, güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb.)

Şirket ile üçüncü kişiler arasında yapılan sözleşmeler

Sunucular-Server (E-Posta Sunucusu, Web Sunucusu, Veri tabanı, Etki Alanı, yedekleme, dosya paylaşım, vb.)

Manuel veri kayıt sistemleri (anket formları, ziyaretçi giriş defteri vb.)

Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi vb.

Yazılı, basılı, görsel ortamlarda tutulan kişisel veriler

Kişisel bilgisayarlar (Masaüstü, dizüstü)

Birim Dolapları

Mobil cihazlar (telefon, tablet,)

Arşiv Odaları

Optik diskler (CD, DVD vb.)

Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)

4. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİ VE GENEL İLKELER

4.1. Gizlilik İlkesi

İşbu politikada açıklandığı üzere gerek çalışanlar ve gerekse Şirketimiz ile irtibatlı kişisel veri sahibi olan ilgili tüm kişilerin verileri gizlidir. Bu politika ve alınan tedbirler kapsamında, kanunda belirtilen haller dışında, hiç kimse kişilerin verilerini başka amaçla kullanamaz, çoğaltamaz, kopyalayamaz, başkalarına aktaramaz ve politikalarla belirlenen amaçlar dışında kullanamaz.

4.2. Temel İlkeler

Şirketimiz tarafından işlenmekte olan Kişisel Veriler, 6698 sayılı Kanunu’nun 4 üncü maddesinde belirtilen ilkelere uygun olarak işlenmektedir. Şirket kişisel verileri; verilerin işlenmesi, korunması, silinmesi ve imha süreçlerinde aşağıda yazılı ilkelere göre, kanunda öngörülen usul ve esaslara uygun olarak işlemektedir.

- Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun olması,

- Doğru ve gerektiğinde güncel olması,

- Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenmesi,

- İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması,

- Mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilmesi.

4.3. Kişisel Verilerin İşlenme Şartları

Şirketimiz tarafından işlenen kişisel veriler, 6698 sayılı Kanunun 5 inci maddesine uygun olarak işlenmektedir. Kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmaksızın işlenemez. Ancak, aşağıda belirtmiş olduğumuz ilkelerden birinin varlığı hâlinde, ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın kişisel verilerinin işlenmesi mümkündür. 

- (Kanunilik ilkesi) Kanunlarda açıkça öngörülmesi,

- (Fiili imkânsızlık) Fiili imkânsızlık nedeniyle rızasını açıklayamayacak durumda bulunan veya rızasına hukuki geçerlilik tanınmayan kişinin kendisinin ya da bir başkasının hayatı veya beden bütünlüğünün korunması için zorunlu olması,

- (Sözleşmenin ifası) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması,

- (Hukuki yükümlülük) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması,

- (Aleniyet) Kişisel verilerin ilgili kişinin kendisi tarafından alenileştirilmiş olması,

- (Zorunluluk) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması,

- (Meşru menfaat) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması.

4.4. Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesi Şartları

Şirketimiz tarafından işlenen Özel Nitelikli Kişisel Veriler, 6698 sayılı Kanunun 6 ncı maddesine uygun olarak işlenmektedir. Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri özel nitelikli kişisel veridir. 

Özel nitelikli kişisel verilerin, ilgilinin açık rızası olmaksızın işlenmesinin yasak olduğu kanun maddesi ile düzenlenmiştir. Buna göre, ilgili kişinin açık rızası olmaksızın Özel Nitelikli Kişisel Veriler işlenemez. Ancak, kanun maddesinde yazılı olduğu üzere; kanunun 6 ncı maddesinin birinci fıkrasında sayılan sağlık ve cinsel hayat dışındaki kişisel veriler, kanunlarda öngörülen hâllerde ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir.

Sağlık ve cinsel hayata ilişkin kişisel veriler ise ancak; Kamu sağlığının korunması, Koruyucu hekimlik, Tıbbî teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi, Sağlık hizmetleri ile finansmanının planlanması ve yönetimi amacıyla, Sır saklama yükümlülüğü altında bulunan kişiler veya yetkili kurum ve kuruluşlar tarafından,

İlgilinin açık rızası aranmaksızın işlenebilir. Şirketimiz Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, 6698 sayılı kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak ve ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemler alınarak işlenmektedir.

5. KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHASINA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Şirketimiz tarafından oluşturulan bu politika ile müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, Şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişilere ait kişisel veriler; kanunlara ve ilgili mevzuata uygun olarak saklanır ve imha edilir. Saklama ve imhaya ilişkin ayrıntılı açıklamalar aşağıda belirlenmiştir.

5.1. Kişisel Verilerin Saklanması

6698 Sayılı kanunun 3 üncü maddesinde kişisel verilerin işlenmesi tanımlanmış, 4 üncü maddesinde işlenen kişisel verinin işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olması ve ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza edilmesi gerektiği düzenlenmiştir. 6698 sayılı kanunun 5 inci ve 6 ncı maddelerinde kişisel verilerin işleme şartları sayılmıştır. Buna göre Şirket faaliyetleri kapsamında kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen veya işleme amaçlarımıza uygun olarak; gerekli süre kadar idari ve teknik tedbirler alınmak suretiyle saklanmaktadır.

5.2. Kişisel Verileri Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları

Şirket, işlemekte olduğu kişisel verileri aşağıdaki amaçlar doğrultusunda, Şirket faaliyetleri ile sınırlı olmak üzere ilgili mevzuata uygun olarak saklamaktadır. Buna göre; kişisel verileri saklamayı gerektiren işleme amaçları aşağıda maddeler halinde belirlenmiştir.

- Şirketin ürün ve hizmetlerini geliştirmek, kurumun büyüme ve gelişim faaliyetlerini sürdürmek,

- Şirketin finans ve muhasebe işlerini sürdürmek,

- Şirketin üçüncü kişilerle olan ticari faaliyetlerini, hizmet alım işlemlerini sürdürmek,

- Şirket faaliyetleri kapsamındaki yasal yükümlülükleri yerine getirmek,

- İnsan kaynakları süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi, çalışma ve staj başvuru süreçlerini yerine getirmek,

- Personel özlük dosyalarını oluşturmak, mali yükümlülüklerini yerine getirmek,

- Şirketin müşterileri, tedarikçileri, çalışanları ve hukuki ilişki içinde bulunduğu ilgili üçüncü kişiler ile yapmış olduğu veya yapacağı sözleşmeler ve protokollerini yapmak ve ifasının sağlamak,

- Pazarlama faaliyetlerini sürdürmek,

- Şirket ile kurumsal iletişimi sağlamak,

- Şirketin kurumsal kalitesini sağlamak, irtibatlı olduğu ilgili kişilerin güvenliğini sağlamak,

- KVK Kanunu kapsamında KVK Kurumu nezdindeki iş ve işlemleri, süreçleri yürütmek,

- Şirket faaliyetleri kapsamında hukuki ilişki içerisinde olduğu gerçek ve tüzel kişilerle irtibat sağlamak,

- Mevzuat gereği; ilgili kamu kurum ve kuruluşlara gerekli yasal bildirimlerde bulunmak,

- Şirketin üçüncü kişilerle olan hukuki uyuşmazlıklarda delil olarak ispat yükümlülüğü yerine getirmek,

- Şirketin kurumsal ve kişisel gelişimi sağlamak amacıyla düzenlediği eğitim, seminer veya organizasyonlara katılmak,

- Şirketimiz ile olan irtibatınız, Şirket faaliyetleri ile ilgili internet sayfamızı kullanmanız, Şirket iletişim bilgileri ile irtibat sağlamanız, web sayfamızdaki formları doldurmanız için gerekli süreçleri sürdürmek,

- Müşteriler, tedarikçiler, hizmet sağlayıcılarının yönetici ve çalışanları, Şirket ortakları, çalışanlar, çalışan adayları, stajyerler, ziyaretçiler, kamu kurum ve kuruluşları ile özel hukuk tüzel kişilerinin çalışanları ve ilgili üçüncü kişilerin, Şirkete ait bina ve eklentilerinin, güvenliğini ayrıca Şirket bina giriş-çıkışlarının kontrolünü sağlamak,

Amaçlarıyla kişisel verileriniz Kanun’un 5 inci ve 6 ncı maddelerine uygun olarak belirlenen şartlar ve amaçlar doğrultusunda işlenmektedir. Kişisel verileriniz, veri sorumlusu olan Şirketimizin faaliyetleri dışında başka bir amaçla kullanılmamakta, politikalarla belirlenen durumlar dışında üçüncü kişilerle paylaşılmamaktadır,

5.3. Kişisel Verileri Saklamayı Gerektiren Sebepler

Kişisel verileriniz, Şirketin faaliyetleri çerçevesinde muhafaza edilir. Bu kapsamda Kişisel veriler;

Uluslararası düzenlemeler, Anayasa, Kişisel Verileri Koruma Kanunu, Borçlar Kanunu, İş Kanunu, Türk Ceza Kanunu, Türk Ceza Muhakemesi Kanunu, Vergi Usul Kanunu ve ilgili mali mevzuat, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesi ve Bu Yayınlar Yoluyla İşlenen Suçlarla Mücadele Edilmesi Hakkında Kanun, İnternet Ortamında Yapılan Yayınların Düzenlenmesine Dair Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Sağlanması Hakkında Yönetmelik, Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun, Elektronik İmza Kanunu, Elektronik Haberleşme Kanunu, Elektronik Haberleşme Sektöründe Tüketici Hakları Yönetmeliği, Elektronik Haberleşme Sektöründe Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Gizliliğin Korunması Hakkında Yönetmelik, Elektronik Ticarette Hizmet Sağlayıcı ve Aracı Hizmet Sağlayıcılar Hakkında Yönetmelik, Ticari İletişim ve Ticari Elektronik İletiler Hakkında Yönetmelik, Polis Vazife ve Salahiyet Kanunu, Türkiye İstatistik Kanunu, Sosyal Güvenlik Kurumu Kanunu, Suç Gelirlerinin Aklanmasının Önlenmesi Hakkında Kanun, Anonim Şirketlerin Genel Kurullarında Uygulanacak Elektronik Genel Kurul Sistemi Hakkında Tebliğ, Ticaret Sicil Yönetmeliği, Özel İstihdam Büroları Yönetmeliği, Sermaye Şirketlerinin Açacakları İnternet Sitelerine Dair Yönetmelik, Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi ile İlgili Süreçlere ve Teknik Kriterlere İlişkin Tebliğ, Hasta Hakları Yönetmeliği, Bankaların İç Sistemleri Hakkında Yönetmelik, ilgili diğer kanunlar, yönetmelikler ve tebliğler uyarınca saklanmaktadır.

Yukarıda belirtilen amaçlar doğrultusunda, açık rızanıza istinaden ve yalnızca bu amaçlar ile sınırlı olmak üzere mevzuattan kaynaklanan yasal yükümlülük, Şirketimiz ile yapılan sözleşmelerin yapılması, ifası, kişisel verilerin alenileştirilmiş olması, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması, ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri çerçevesinde toplanmakta, işlenmekte ve saklanmaktadır.

5.4. Kişisel Verilerin İmhasını Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler; aşağıda belirtilen sebeplerle ilgili kişinin talebi üzerine, başvuru formunu doldurmak suretiyle, Şirket tarafından politika, kanun ve yönetmelikte öngörülen usul ve esaslara uygun olarak silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. Buna göre;

- Şirket tarafından kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması halinde,

- Kişisel verilerin işlenmesine esas olan ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya yürürlükten kalkması,

- Şirket tarafından kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına bağlı olarak yapıldığı hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

- 6698 sayılı Kanununun 11 inci maddesi uyarınca ilgili kişinin Şirkete başvuru hakları kapsamında kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun KVK Kurumunca kabul edilmesi,

- KVK Kurumunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya 6698 sayılı Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; KVK Kurumuna şikâyette bulunması ve bu talebin KVK Kurulunca uygun bulunması halinde,

- İlgili yasal düzenleme uyarınca, kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri saklamayı gerektirecek herhangi bir sebebin bulunmaması,

Durumlarında, Şirket tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHASINA İLİŞKİN TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

Politika ile belirlenen düzenlemeler kapsamında, kişisel verilerin güvenli ve usulüne uygun  bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesinin, erişilmesinin önlenmesi ve veri sızıntılarının önlenmesi ile kişisel verilerin hukuka uygun olarak imha edilmesi için, 6698 sayılı Kanunun 6 ncı maddesinde düzenlenen “Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesinde, ayrıca Kurul tarafından belirlenen yeterli önlemlerin alınması şarttır.” hükmü ile aynı kanunun 12 nci maddesinde belirtilen kişisel verilerin güvenliğini sağlamak amacıyla Kurul tarafından belirlenen ve ilan edilen gerekli yeterli önlemler çerçevesinde; veri sorumlusu olarak Şirket tarafından yazılı teknik ve idari tedbirler alınmaktadır.

Kurumun https://www.kvkk.gov.tr adresinde, belirlenmiş olan İdari ve Teknik Tedbirler belirlenerek ayrıntılı olarak duyurulmuştur. Bu tedbirler Tablo-3’te yer almaktadır.

TABLO 3 - Teknik ve İdari Tedbirler

Teknik Tedbirler

İdari Tedbirler

Yetki Matrisi

Kişisel Veri İşleme Envanteri Hazırlanması

Yetki Kontrolü

Kurumsal Politikalar (Erişim, Bilgi Güvenliği, Kullanım, Saklama ve İmha vb.)

Erişim Logları

Sözleşmeler (Veri Sorumlusu-Veri Sorumlusu, Veri Sorumlusu-Veri İşleyen Arasında)

Kullanıcı Hesap Yönetimi

Gizlilik Taahhütnameleri

Ağ Güvenliği

Kurum İçi Periyodik ve/veya Rastgele Denetimler

Uygulama Güvenliği

Risk Analizleri

Şifreleme

İş Sözleşmeleri, İç Disiplin Yönergesi

Sızma Testi

Kurumsal İletişim (Kriz Yönetimi, Kurul ve İlgili Kişiyi Bilgilendirme Süreçleri, İtibar Yönetimi vb.)

Saldırı Tespit ve Önleme Sistemleri

Eğitim ve Farkındalık Faaliyetleri

Log Kayıtları

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemine (VERBİS) Bildirim

Veri Maskeleme

Veri Kaybı Önleme Yazılımları (DLP)

Yedekleme

Güvenlik Duvarları

Güncel Anti-Virüs Sistemleri

Silme, Yok Etme veya Anonim Hale Getirme

Anahtar Yönetimi

6.1. Teknik Tedbirler

Yukarıda tablo halinde belirtilen ve KVK Kurumunca ilan edilen teknik tedbirler ile ilgili, veri sorumlusu olarak Şirket tarafından aşağıda yazılı gerekli tedbirler alınmıştır.

- Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmaktadır,

- Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için şirket tarafından buna uygun gerekli politikalar oluşturulmuştur,

- Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamların yeterli güvenlik önlemleri alınmakta, fiziksel güvenliği sağlanarak yetkisiz giriş çıkışlar engellenmektedir,

- Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır,

6.2. İdari Tedbirler

Yukarıda tablo halinde belirtilen ve KVK Kurumunca ilan edilen idari tedbirler ile ilgili, veri sorumlusu olarak Şirket tarafından aşağıda yazılı gerekli tedbirler alınmıştır.

- Çalışanların niteliğinin geliştirilmesine yönelik, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmenin önlenmesi, kişisel verilerin muhafazasının sağlanması ve farkındalığın arttırılması amacıyla gerekli eğitimler verilmekte ve kurum içi periyodik ve rastgele denetimler yapılmaktadır,

- Şirket tarafından yürütülen faaliyetlere ilişkin çalışanlara gizlilik sözleşmeleri imzalatılmaktadır,

- Güvenlik politika ve prosedürlerine uymayan çalışanlara yönelik uygulanacak Şirket içi disiplin hükümleri uygulanacaktır,

- Kişisel veri işlemeye başlamadan önce Şirket tarafından, ilgili kişileri aydınlatma yükümlülüğü yerine getirilmektedir. Buna ilişkin politika oluşturulmuş ve ilgililere iletilmiştir,

- Veri sorumlusu sıfatıyla Şirket tarafından, kişisel veri işleme envanteri hazırlanmış, gerekli güncellemeler yapılmaktadır,

- Aydınlatma ve Bilgilendirme Metni oluşturulmuş, başvuru formu düzenlenerek internet sitesinde yayımlanmıştır,

- Kişisel veri koruma, işleme, saklama ve imha politikası belirlenmiş, Şirket içerisinde KVKK Komitesi tarafından uygulanması sağlanmaktadır,

- KVK Komitesinin oluşturulmuş, yetkileri, sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiştir,

- İlgili kişi gruplarına göre ayrı ayrı açık rıza metinleri oluşturulmuştur,

- Kişisel verilere ilişkin saklama ve imha gereklerinin yerine getirilmesine ilişkin çalışmalar başlatılmıştır,

- KVK Kanununa uyumun sağlanması amacıyla gerekli aksiyonlar alınmış, Şirket sözleşmeleri ve kişisel veri barındıran metinler taranarak KVKK’ ya uyumlu hale getirilmiştir,

7. KİŞİSEL VERİLERİN İMHA TEKNİKLERİNE DAİR AÇIKLAMALAR

Şirketimizce oluşturulan politika ve kişisel veri envanterinde yazılı olduğu üzere, işlenmiş olan kişisel veri ile ilgili İlgili yasal mevzuatta öngörülen süre veya işlendikleri amaç için öngörülen gerekli saklama süresinin sonunda kişisel veriler; Şirket yetkili birimlerince kendiliğinden veya ilgili kişisel veri sahibinin Şirketimize başvurusu üzerine, 6698 sayılı Kanun ve ilgili mevzuata uygun olarak aşağıda belirtilen yöntem ve tekniklerle imha edilmektedir.

7.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Sunucularda yer alan kişisel verilerden, saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılarak silme işlemi yapılır.

Elektronik Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Elektronik ortamda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, veritabanı yöneticisi hariç diğer çalışanlar (ilgili kullanıcılar) için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Fiziksel ortamda tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için evrak arşivinden sorumlu birim yöneticisi hariç diğer çalışanlar için hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilir. Ayrıca, üzeri okunamayacak şekilde çizilerek/boyanarak/silinerek karartma işlemi de uygulanır.

Taşınabilir Medyada Bulunan Kişisel Veriler: Flash tabanlı saklama ortamlarında tutulan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, sistem yöneticisi tarafından şifrelenerek ve erişim yetkisi sadece sistem yöneticisine verilerek şifreleme anahtarlarıyla güvenli ortamlarda saklanır.

7.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Fiziksel Ortamda Yer Alan Kişisel Veriler: Kâğıt ortamında yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler, kâğıt kırpma makinelerinde geri döndürülemeyecek şekilde yok edilir.

Optik / Manyetik Medyada Yer Alan Kişisel Veriler: Optik medya ve manyetik medyada yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenlerin eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemi uygulanır. Ayrıca, manyetik medya özel bir cihazdan geçirilerek yüksek değerde manyetik alana maruz bırakılması suretiyle üzerindeki veriler okunamaz hale getirilir.

7.3. Kişisel Verilerin Anonim Hale Getirilmesi

Kişisel verilerin anonim hale getirilmesi, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilmesinde dahi, ilgili kişinin kimliği belirli veya belirlenebilir olmaktan çıkarılarak, bir gerçek kişiyle hiçbir surette irtibatlandırılamayacak hale getirilmesidir.

Kişisel verilerin anonim hale getirilmiş olması için; kişisel verilerin, veri sorumlusu veya üçüncü kişiler tarafından geri döndürülmesi ve/veya verilerin başka verilerle eşleştirilmesi gibi kayıt ortamı ve ilgili faaliyet alanı açısından uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle irtibatlandırılamayacak/ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

Şirketin, işbu politika ve ilgili yasal mevzuat kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak,

- Süreçlere bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

- Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

- Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında

yer alır.

Şirketin, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında bu süreler tabloda gösterilmiştir. Şirketin meşru menfaati ve ilgili veri sahibi ile yapılan, yapılacak sözleşmelerin kurulması ve ifası süreçleri, açılabilecek dava ve hukuki işlemler dikkate alınarak, kişisel verilerin saklama ve imha süreleri tabloda yer almaktadır. 

TABLO 4- Süreç Bazında Kişisel Verileri Saklama ve İmha Süreleri

Süreç

Saklama Süresi

İmha Süresi

Çalışanlara ilişkin bilgiler

Sözleşmenin sona ermesinden itibaren 10 Yıl